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INVASION DE ROBOTS: COMO LA DISTRIBUCION SE BENEFICIA DE LA EVOLUCION DEL PROCESAMIENTO AUTOMATIZADO DE DOCUMENTOS






Invasión de robots: cómo la distribución se beneficia de la evolución del procesamiento automatizado de documentos

En los últimos años se han visto cambios drásticos en todos los eslabones de la cadena de suministro. Hoy en día, los negocios deben demostrar la capacidad de escalar para cumplir con las velocidades cada vez mayores del comercio.

Cuando escuche hablar de robótica en el centro de distribución, puede imaginar algunas de las innovaciones que Amazon está utilizando para optimizar las operaciones. Tal vez se imagine carretillas elevadoras autoguiadas equipadas con sensores y controles automáticos que acumulan inventario en estantes que se elevan por encima de la distribución hasta su cumplimiento sin que los humanos se interpongan en el camino y ralentizando las cosas. Pero es posible que se sorprenda al saber que los robots están transformando algo más que las tareas físicas de los centros de despacho.

Los últimos años han visto cambios drásticos en todos los eslabones de la cadena de suministro. Hoy en día, las líneas de negocio deben demostrar la capacidad de escalar para cumplir con las velocidades cada vez mayores del comercio. Si bien los robots físicos pueden ayudar a los almacenes y a los centros de distribución a trasladar los productos del punto A al punto B más rápidamente, sólo se pueden acelerar esas operaciones sin una eficacia correlativa en los procesos administrativos. Pero el proceso transaccional de documentos pesados también se está beneficiando de los “robots”.

La Automatización de Procesos Robótica (APR) utiliza software de computadora para enviar datos de una aplicación a la siguiente a través de sistemas de comunicación automatizados. APR es la última iteración en una evolución rapidísima de la tecnología de procesamiento de documentos automatizada que comenzó con un Intercambio Electrónico de Eatos IED.

Lo más probable es que su centro de despacho ya use un intercambio electrónico de datos (IED). Estos sistemas toman información de la orden de venta, la procesan a través del almacén y la envían a un sistema de facturación en un formato electrónico estándar de acuerdo con un sistema de mapeo preconfigurado. Los IED son un primer paso crítico en la digitalización de la cadena de suministro y las operaciones de cumplimiento, pero aún requieren una cantidad significativa de procesamiento manual para manejar excepciones tales como precios incorrectos o información del cliente.

Los sistemas IED, entonces, no se pueden clasificar realmente como “automatizados” porque, en esencia, siguen siendo sistemas manuales. Evolucionan a través de nuevas tecnologías como Captura Dinámica de Datos (CDD), interfaces gráficas de usuario y reconocimiento óptico de caracteres, que se combinan para crear capacidades totalmente automatizadas para cargas de trabajo pesadas en documentos tales como cuentas por pagar y procesamiento de órdenes de venta.

La automatización del procesamiento de documentos se trata realmente de mejorar la comunicación y la colaboración entre las partes interesadas clave en una transacción con el cliente. A medida que los procesos de negocio se digitalizan cada vez más, las líneas entre las funciones departamentales, como el servicio al cliente, el cumplimiento y la contabilidad, se difuminan. Los clientes ahora esperan que cada interacción se mueva a la “velocidad de Amazon” y las empresas están luchando para aumentar la transparencia con innovaciones como portales de clientes y capacidades de pedidos en línea. Estas tecnologías han llevado a procesos verdaderamente automatizados que prácticamente eliminan los puntos de contacto manuales. Un informe sobre las soluciones de órdenes de venta para la cadena de suministro de Gartner y Esker muestra una serie de resultados positivos de la automatización del procesamiento de documentos, que incluyen:

• Costos de procesamiento de orden un 55% más bajos
• Tasa de precisión de entrada de pedidos del 99.6%
• Reducción del 60% de los gastos generales de mano de obra para ingresar
• 40% de aumento en la tasa de rendimiento electrónico

Si bien puede ser difícil determinar con exactitud dónde termina la automatización tradicional del proceso de documentos y comienza el APR, la mayoría de los expertos coinciden en que el mayor diferenciador de APR es la capacidad de automatizar esencialmente los procesos automatizados. En otras palabras, las tareas que se realizaban en los bordes de la automatización, como revisión y aprobación, garantía de calidad e inspección, aún se confiaban sólo a los trabajadores humanos por diversas razones, como el control de riesgos o el costo históricamente alto de cambiar los flujos de trabajo heredados.

Pero la velocidad de los negocios y el gran volumen de transacciones hoy en día requieren que las organizaciones competitivas evolucionen a APR. Piénselo de esta manera: hace quince años, si necesitaba comprar comestibles, iba a la tienda, escogía físicamente los productos que quería comprar y le daba su tarjeta de crédito a un cajero para que se deslizara manualmente. Luego, los cajeros comenzaron a eliminarse de la ecuación a través de los quioscos de autopago, donde usted pide sus propios alimentos y paga directamente a una máquina. Hoy en día, un número cada vez mayor de consumidores no realiza el viaje a la tienda de comestibles en absoluto. En su lugar, eligen los productos que necesitan, pagan en línea y les entregan los víveres directamente en su puerta. La función central, la compra de comestibles, se automatizó hace mucho tiempo. La última evolución automatizó esos pasos en los bordes de la compra: seleccionando los productos, llamándolos y llevándolos a casa.

Una buena regla empírica para identificar las áreas donde la APR puede agregar valor a las operaciones del centro de distribución es observar cualquier proceso que se realice una y otra vez, como canalizar órdenes cumplidas para contabilizar la facturación o cuando el proceso es de redundancia, como procesos de revisión o auditoría. Después de todo, si tiene “robots” automatizados que realizan tareas de procesamiento de documentos con resultados casi perfectos, ¿cuánto valor puede agregar un auditor humano?

La conclusión es que estos “robots” pueden realizar las mismas tareas que los humanos realizan actualmente sin ralentizar ni cometer errores. Según un informe de Aberdeen, existen diferencias importantes entre los distribuidores considerados “líderes” (el 30% superior de ejecutantes) y los clasificados como “seguidores” (el 70% restante de las organizaciones), como:

• Entrega completa y a tiempo: las entregas de los líderes son correctas, el 95.4% del tiempo, en comparación con solo el 86.4% para los seguidores.
• Costo total por unidad: año tras año, los “líderes” han reducido sus costos totales en un 0.5%. En contraste, el costo para “seguidores” aumentó 8.5%.
• Costos de inventarios agotados: a través de la automatización, los “líderes” han disminuido su frecuencia de agotamiento en un 7.5% anual, en comparación con los “seguidores”, cuyas tasas de stock agotado aumentan un 0.9 por ciento.

Si la distribución está viendo una invasión de robots, entonces es un espectáculo bienvenido. Los centros de cumplimiento ya no operan en un silo, y los gerentes de almacén deben ampliar su ámbito para incluir puntos de contacto en los bordes de su enlace en la cadena de suministro. La tecnología digital ha cambiado el panorama de distribución a un nivel fundamental, y muchos gerentes están luchando por encontrar formas de optimizar aún más sus operaciones. Para aquellos que buscan formas de optimizar sus almacenes y obtener la ventaja competitiva, encontrarán su solución en la robótica.




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