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LOS BENEFICIOS DEL PROCESAMIENTO AUTOMATIZADO DE PEDIDOS






Los beneficios del procesamiento automatizado de pedidos

Cuando aparece el tema del comercio electrónico, es fácil pensar en los gigantes minoristas como Amazon y eBay, especialmente cuando tales compañías hablan de acelerar el ciclo de entrega, como lo ha hecho Amazon al hacer que la entrega de un día sea la norma. Pero el comercio electrónico es mucho más que un minorista; sus ondas se extienden ampliamente, pasando por todas las industrias y la fabricación no es una excepción.

Cuando Amazon habla de la entrega de un día, aumenta la presión sobre otras industrias para garantizar que la realización de pedidos se realice de forma rápida, eficiente y precisa. La velocidad, la eficiencia y la precisión son fundamentales en el nivel de fabricación, porque en última instancia, lo que allí suceda tendrá un impacto en el consumidor final. La presión se amplifica durante la temporada de vacaciones, con la cantidad de pedidos y la demanda de una explosión de respuesta rápida y precisa.
Los desafíos en la cadena de suministro se vuelven más desalentadores porque el procesamiento de pedidos de venta de muchas maneras sigue siendo una operación altamente manual. El procesamiento de órdenes de venta es crucial para el éxito a corto y largo plazo de cualquier empresa de fabricación.
Cualquier enganche en el sistema puede ralentizar la cadena de suministro y, en última instancia, dañar el servicio al cliente. Una operación manual introduce la posibilidad de dificultades, desde costos y errores hasta un cumplimiento de pedidos más lento.
Por ejemplo, la falta de visibilidad del proceso puede dificultar la planificación y el presupuesto de la empresa, así como la imposibilidad de identificar pedidos urgentes. Los errores en el procesamiento de pedidos pueden generar gastos adicionales relacionados con el reenvío y la reposición de existencias, retrasos en la producción, problemas de inventario y pedidos perdidos o incorrectos. Además, no se garantiza la reventa de un producto enviado incorrectamente: una vez que sale, existe la posibilidad de que la empresa de fabricación esté a la espera de más pérdidas monetarias.
Un sistema manual también significa tiempos de ciclo de
procesamiento más lentos, lo que provoca demoras en el envío de pedidos, mayores costos y malas relaciones con los clientes después de no cumplir con los Acuerdos de Nivel de Servicio. Un cliente insatisfecho puede no regresar, en cambio, si está satisfechos pueden ser alguien con quien hacer negocios.
Además, en una era de números crecientes de spin-offs, fusiones y adquisiciones y desinversiones, las empresas manufactureras, como las de otras industrias, se enfrentan a complejidades cada vez mayores en sus procesos comerciales. El procesamiento de pedidos basado en papel sólo complica la situación y aumenta los costos.
Lo que los fabricantes pueden hacer es automatizar el proceso de pedido, desde el momento en que se recibe un pedido, ya sea por fax, correo electrónico, EDI (Intercambio de Documentos Normalizados) o alguna otra vía, hasta cuando se crea el documento correspondiente en la aplicación comercial. Las reglas de flujo de trabajo dentro del software de orden de cliente automatizado aseguran que la información sea capturada y enviada al personal correcto, todo automáticamente.
En total, cuando los fabricantes automatizan el proceso de pedido, pueden esperar hasta un 90% más de velocidad de procesamiento de pedidos que con el procesamiento manual. Los beneficios del software automatizado de gestión de pedidos de clientes son innumerables:
Se eliminan los residuos tangibles y abstractos: se requiere menos trabajo físico, se utilizan menos suministros, se reducen los costos de infraestructura, se gasta menos tiempo procesando pedidos y hay menos dependencia de otros departamentos, como TI.
La visibilidad mejora: es más fácil mitigar el riesgo a la vez que se mejoran las previsiones, la priorización del flujo de trabajo, el presupuesto y la planificación, al mismo tiempo que se cumplen o superan los Acuerdos de Nivel de Servicio.
La experiencia de cliente mejora: los representantes de atención al cliente pueden resolver problemas más rápidamente porque tienen acceso electrónico completo a la documentación, los empleados pueden dedicar más tiempo a trabajar con clientes y otras tareas de valor agregado, se dedica más tiempo a iniciativas amigables para el cliente y los clientes son más felices, lo que significa que su reputación comercial es sólida.
Estos beneficios se derivan de una velocidad, precisión y eficiencia mejoradas. Cuando una orden se puede admitir de forma rápida y precisa en la cadena de suministro a través del software del sistema de entrada de pedidos, las ventajas fluyen por todo el sistema. Por ejemplo, los empleados de servicio al cliente, planificación de producción, envío y logística tienen más tiempo para coordinar la entrega de los productos, se mejora la visibilidad en múltiples formatos y canales, se pueden eliminar los costos del proceso y las excepciones de intercambio electrónico de datos se manejan automáticamente. El software de procesamiento de pedidos automatizado también ofrece paneles de control personalizables, que brindan la capacidad de monitorear el rendimiento, asignar recursos y actualizar el estado de los pedidos, así como proporcionar Indicadores Clave de Desempeño para dar mayor visibilidad a los empleados de servicio al cliente, gerentes y ejecutivos por igual. Estos paneles también pueden ayudar en el lado del servicio al cliente, incluido el seguimiento automático de los pedidos y la cantidad de reclamos que están pendientes de resolución, lo que significa una mayor satisfacción del cliente.
Entonces, ¿qué debe buscar al seleccionar una solución automatizada de procesamiento de pedidos? Las capacidades que podrían beneficiar a cualquier organización de fabricación incluyen:
Una plataforma de colaboración que puede automatizar innumerables procesos de negocios Validación y reconciliación de documentos en un sólo paso.
Integración con Sistema de planificación de recursos empresariales y otras aplicaciones comerciales, como software de SAP y Oracle.
Un flujo de trabajo basado en la web que vive fuera del Sistema de planificación de recursos empresariales y los sistemas comerciales.
Soporte para iniciativas globales tales como centros de servicios compartidos.
Un enfoque centrado en el proceso y una metodología de implementación probada, que incluya Agile (métodos que promueven una gestión de proyectos disciplinada) y la gestión del cambio.
Los fabricantes se encuentran en un clima empresarial altamente cambiante y en rápida evolución. Hay presión para que los pedidos se procesen más rápidamente y los productos salgan por la puerta lo más rápido posible, todo mientras se opera de la manera más eficiente y precisa posible. A menudo, los negocios mismos se vuelven más complejos debido a las adquisiciones, los spin-offs y las desinversiones, y muchos fabricantes tienen que hacer todo esto mientras utilizan sistemas de procesamiento de pedidos manuales en papel.
Las soluciones automatizadas de procesamiento de pedidos pueden eliminar muchos de estos dolores de cabeza, lo que permite un cumplimiento de pedidos más preciso, una mejor visibilidad de todo el proceso, costos reducidos y una mayor satisfacción del cliente.
Es una inversión que vale la pena.




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