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¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE COMPRAS?






¿Qué es la gestión de compras?

Para las empresas de cualquier industria, las prácticas de adquisición inteligente son esenciales para garantizar operaciones eficientes y una rentabilidad óptima. En pocas palabras, la adquisición comprende todas las actividades y procesos involucrados en la adquisición de los bienes y servicios necesarios de partes externas. Esto puede incluir desde artículos de oficina, muebles e instalaciones hasta equipo pesado, servicios de consultoría y pruebas y capacitación.

La gestión adecuada de todas las actividades de adquisición no sólo permite que las operaciones comerciales funcionen sin problemas, sino que también ahorra dinero, tiempo y recursos. La gestión de compras garantiza que todos los artículos y servicios se adquieran adecuadamente para que los proyectos y procesos puedan desarrollarse de manera eficiente y exitosa. En resumen, la gestión adecuada de las compras es imprescindible para evitar retrasos y errores costosos.

Pasos clave para una gestión de compras exitosa

• Especificación y planificación: antes que nada, las empresas deben armar un plan de adquisiciones coherente y especificar qué servicios y bienes serán necesarios, ya sea interna o externamente. Se debe hacer una lista detallada que ayudará a establecer un presupuesto. Mantenerse organizado desde el principio es clave para garantizar que los próximos pasos sean lo más fáciles posible.

• Identificación y selección de proveedores: a continuación, los posibles proveedores deben ser investigados e identificados. Se debe tener cuidado para asegurarse de que estos proveedores puedan satisfacer las necesidades de su compañía exactamente, y se deben hacer comparaciones para analizar las ventajas y desventajas específicas del proveedor. Los criterios de selección del proveedor, como el costo, los plazos de entrega, la responsabilidad social y ambiental, la seguridad, el servicio y el soporte, y el control de calidad, deberían analizarse todos.

• Solicitud de propuestas, negociación y contratación: una vez que los proveedores potenciales se hayan reducido, puede comenzar a solicitar propuestas y negociar según sea necesario. El proceso de negociación puede arrojar luz sobre la confiabilidad y confiabilidad de los proveedores potenciales. Tenga cuidado durante este paso para comunicar claramente sus requisitos: cronogramas de entrega, detalles de pago, etc. También se deben establecer cronogramas de entrega bien pensados. Cuando se acuerdan todos los términos, se puede firmar un contrato.

• Control y entrega: después de firmar un contrato con un proveedor, depende de su departamento de compras controlar adecuadamente todas las entregas y pagos. Las reuniones periódicas con los proveedores, el seguimiento cuidadoso de la entrega y la revisión de todas las órdenes contra las especificaciones establecidas y los estándares de calidad son necesarios para garantizar procesos de adquisición fluidos. Con el tiempo, puede ser necesario realizar cambios en los contratos de adquisición a medida que cambien sus necesidades.

• Medición y análisis: finalmente, todo el proceso de adquisición debe analizarse utilizando un sistema establecido de indicadores de rendimiento clave. Esto ayudará a evaluar la eficacia, la rentabilidad, la velocidad y el éxito general de todo el proceso. Ahora es el momento de identificar cualquier área para mejorar y observar cualquier cambio que deba hacerse. Esto, por supuesto, ayudará a asegurar el éxito de proyectos futuros. Las observaciones deben compartirse con la administración o las partes interesadas, y los hallazgos clave deben discutirse en detalle.

La importancia de gestionar adecuadamente los procesos de compras

Mantener buenas relaciones con sus proveedores y mantenerse organizado a lo largo de cada paso del proceso de adquisición es crucial para garantizar el éxito de todas las operaciones comerciales, permitiéndole cumplir sus objetivos específicos y cumplir fácilmente todas las expectativas de las partes interesadas. Al establecer procesos de adquisición inteligentes, las empresas pueden evitar el costoso tiempo de inactividad al tiempo que aumentan sus resultados.

A medida que la tecnología continúa avanzando, las técnicas digitales de administración de compras se están volviendo cada vez más populares, reduciendo los retrasos y los errores mientras ayudan a los compradores capacitados a hacer su trabajo de manera más eficiente. Los sistemas de computación y almacenamiento de datos de bajo costo están remodelando la forma en que las empresas manejan las compras y adquisiciones, permitiendo capacidades móviles y de nube más avanzadas, mientras que el Internet de las cosas está cambiando rápidamente la forma en que se realizan todas las operaciones de la compañía.

Para las empresas que buscan seguir siendo relevantes en el cambiante panorama actual, es importante estar al tanto de estas nuevas tecnologías y determinar el mejor curso de acción para sus necesidades específicas.




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